Wenn ein ausgeklügeltes KPI-System wie ein großartiges Konzert ist, dann sind die Leading KPIs die Partitur– also der Gesamtplan, nach dem alle Musiker spielen – und der Dirigent, der mit den richtigen Impulsen Tempo und Einsatz vorgibt, damit sie harmonisch zusammenspielen.
In diesem Artikel erfährst Du:
- warum Leading KPIs Dein wichtigstes Frühwarnsystem sind,
- welche typischen Fehler kleine Unternehmen bei der KPI-Nutzung machen,
- und wie Du in fünf einfachen Schritten ein wirkungsvolles Leading KPI-System aufbaust.
Inhalt
- Einleitung: Die Herausforderung für kleine Unternehmen
- Leading KPIs sind Dein Frühwarnsystem, bevor es zu spät ist
- Typische Fehler bei der KPI-Nutzung in kleinen Unternehmen
- 5 einfache Schritte zur Einführung eines Leading KPI-Systems in kleinen Unternehmen
- Fazit: Dein Dirigent für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung
Einleitung: Die Herausforderung der Leading KPIs für kleine Unternehmen
Bei einem klassischen Konzert käme wohl kaum jemand auf die Idee, den Dirigenten wegzulassen. Das würde vielleicht für ein paar Takte gut gehen – dafür sind die Musiker Profis genug – aber irgendwann kommt der Punkt, dass es asynchron wird, Einsätze verpasst werden und schlussendlich der Applaus wegbleibt.
Warum setzen dann so viele Unternehmen auf die traditionellen KPIs – also auf Lagging statt Leading KPIs – und geraten in unkontrollierten Aktionismus, wenn der Applaus ausbleibt, wenn Umsatz und Gewinn hinter den Erwartungen bleiben? Doch dann ist es meist zu spät, um noch effektiv und vor allem mit zeitnahen Resultaten gegenzusteuern.
In diesem Artikel zeige ich Dir, welche Wirkung Leading KPIs entfalten, wie Du die richtigen Key Performance Indikatoren findest und gezielt einsetzt, damit Dein unternehmerisches Konzert zum Erfolg wird.
Besonders liegen mir die kleinen und mittleren Unternehmen am Herzen, denn dort steckt für die Verwendung dieser Kennzahlen aus meiner Sicht trotz begrenzter Ressourcen oft das größte Potenzial, noch erfolgreicher zu werden und Dein Unternehmen proaktiv zu steuern.
Leading KPIs sind Dein Frühwarnsystem, bevor es zu spät ist
Lass uns zunächst auf die zwei übergeordneten Kategorien schauen und deren Abgrenzung verstehen: Die Leading KPI und die Lagging KPI. Bei Letzterem fallen vielen Unternehmern schnell Kennzahlen wie der Umsatz, der Gewinn, EBITDA und so weiter ein. Allen ist gemeinsam, dass sie in die Vergangenheit gerichtet sind. Deswegen auch der Name: Lagging = hinterherhinkend, rückständig, verzögert.
Leading KPIs sind praktisch Dein Frühwarnsystem: Sie helfen Dir, zukünftige Entwicklungen und Abweichungen vom Zielkurs frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern, bevor es bei den Lagging KPIs zu spät ist. Auch hier ist der Name im Prinzip selbsterklärend: Leading = führend, tonangebend, leitend.
| Merkmal | Leading KPI | Lagging KPI |
|---|---|---|
| Fokus | Zukunft | Vergangenheit |
| Steuerbarkeit | Hoch | Niedrig |
| Beispiele | Anzahl Kundenanfragen, Verweildauer auf Webseite, Offene Warenkörbe, usw. | Umsatz, Gewinn, Marktanteil, usw. |
Ich verdeutliche es Dir mit einem vereinfachten Beispiel:
Stell Dir vor, die bist Geschäftsführer eines lokalen Einzelhandelsunternehmens und definierst mit meinem Team Umsatzziele – in der Regel sind dies jährliche und monatliche Ziele. Im Tagesgeschäft warten viele nicht auf die Monatszahlen, sondern verfolgen den Umsatz täglich – und rechnen irgendwo zwischen Excel und Taschenrechner hoch, wie die Sales zum Monatsende wohl aussehen könnten.
Es mag übrigens lustig klingen, doch der große Irrtum besteht darin, dass der Umsatz nicht größer wird, je häufiger man sich diese Zahlen anschaut und hochrechnet (eher tritt das Gegenteil ein, dass der Umsatz noch niedriger wird, nicht nur weil dadurch wertvolle Zeit verschwendet wird, die für die wirklich umsatzfördernden Aktivitäten besser investiert ist, sondern auch der allgemeine Fokus nicht auf die wirklichen Prioritäten ausgerichtet ist). Die harte Realität ist, dass der Umsatz zu dem Zeitpunkt schon passiert ist und er sich damit nicht mehr beeinflussen oder ändern lässt.
Nehmen wir nun an, in den letzten Monaten wurde das Umsatzziel immer erreicht, aber in diesem Monat deutet die Hochrechnungen darauf hin, dass der Umsatz unter Plan herauskommen könnte. Nun starten oft hektische Meetings, die meist zwei Fragen zu beantworten versuchen: Warum ist das so? Und was können wir schnell dagegen unternehmen?
Der Faktor Zeit arbeitet nun aber schon in zweierlei Hinsicht gegen Dich: Erstens braucht es Zeit, die Gründe für die Trendveränderung zu finden, die sogenannten root causes. Zweitens braucht es Zeit, bis die hektisch ergriffenen Maßnahmen Wirkung zeigen (wenn sie überhaupt Wirkung zeigen, aber darauf gehe ich in einem anderen Artikel ein). Auf den aktuellen Monat wird dies alles mit hoher Wahrscheinlichkeit keinen Einfluss mehr haben, sondern das Umsatzziel wird verfehlt werden.
Wie wäre es nun, wenn Du schon im Vormonat ahnen könntest, dass im nächsten Monat eine Herausforderung auf Dich zukommt? Hier kommt die Leading KPI ins Spiel, denn sie zeigt Dir schon jetzt vorher an, wie Dein Umsatz aussehen könnte beziehungsweise dass es Risiken gibt.
Wenn Du regelmäßig misst, wie viele Personen Dein Geschäft betreten, hättest Du vielleicht schon im Vormonat gemerkt, dass die Zahl zunächst stagnierte und seit Monatsanfang sogar stark rückläufig ist. Mit dieser Information hättest Du schon einen Monat früher die zwei erwähnten Fragen „warum ist das so und was kann ich nun tun?“ stellen können und die entsprechenden Maßnahmen hätten in diesem Monat bereits eine Wirkung zeigen können.
Die Anzahl der potenziellen Kunden ist also im Berichtssystem eine Leading KPI. Da ich das Beispiel bewusst zugespitzt und einfach halten wollte, würde ich in der Realität natürlich auch noch mehrere Leading KPIs definieren, z.B. wie lange sich die Kunden im Laden aufhalten, welche Wege sie nehmen, wie sich die Zahl der Webseitenbesucher entwickelt, usw. Kurz gesagt, ich messe alle relevanten (und das ist ein ganz wichtiges Wort!) Faktoren, die einen direkten Einfluss auf den Umsatz haben.
Große Einzelhandelsketten investieren übrigens in solche Informationen sehr viel Zeit und Geld, weil sie um die Wichtigkeit wissen. Aber auch im Bereich kleiner Unternehmen lassen sich mit einer guten Portion Kreativität praktikable Lösungen für die meisten Situationen finden.
Typische Fehler bei der KPI-Nutzung in kleinen Unternehmen
Jetzt, wo Dir klar ist, was genau der Unterschied zwischen den beiden KPI-Typen ist, gebe ich Dir fünf nützliche Tipps, wie Du Deine Leading KPIs sinnvoll aufbaust und dabei einige Fehler und Fallstricke zielsicher umgehst.
Fehler 1: Falsche Dinge messen
Der erste Fehler ist so naheliegend, dass ich ihn direkt vorwegstelle: Nämlich keine Leading KPIs einzusetzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob bewusst nur mit Lagging KPIs gearbeitet wurde – was aus meiner Sicht mehr als fahrlässig ist – oder unbewusst, weshalb Du vermutlich gerade diesen Artikel liest. In beiden Fällen bleibt enorm viel Potenzial ungenutzt. Überleitend kann es zu einer fast schon philosophischen Frage werden, was folgenschwerer sein kann: Keine Leading KPIs zu haben oder aber die falschen Dinge zu messen. (Ich möchte mich hierbei nicht festlegen.)
Eines meiner liebsten Zitate lautet „Measure What Matters“. (Das ist der Titel eines sehr guten Buches von John Doerr zum Thema OKR, Objectives and Key Results.). Vielleicht magst Du nun fragen: „Das ist ja alles schön und gut mit den Leading KPI. Aber woher weiß ich nun, was ich messen soll?“
Im Grunde genommen ist die Antwort ganz einfach – und doch nicht ganz trivial: Kenne Deine Kunden, kenne Deinen Verkaufsprozess. Damit meine ich, dass Du weißt, was Deine Kunden und potenziellen Kunden umtreibt, weswegen sie zu Dir kommen, was sie nachts wachhält. Und wisse, was sie tun bis sie kaufen. Wo haben sie zum ersten Mal von Dir gehört, wie nehmen sie Kontakt zu Dir auf, warum tun sie das, etc.
Nimm Dir gerne ein weißes Blatt Papier und einen Stift und fange an, alle Schritte so genau wie möglich zu erfassen, sie in die richtige Reihenfolge zu bringen und dann alles nochmal zu hinterfragen, ob Du wirklich detailliert genug warst und wirklich nichts vergessen hast. Und wenn Du diese Aufgabe gemeistert hast, dann kommen die richtigen Kennzahlen wie von selbst.
Nehmen wir an, Du hast festgestellt, dass Du ungefähr 40% Stammkunden hast, die mindestens einmal im Monat bei Dir kaufen. Die restlichen 60% sind Laufkundschaft. Deren Verhalten zu verstehen ist genauso wichtig, doch gerade konzentrieren wir uns auf die regelmäßigen Kunden, weil Du auch weißt, dass diese absolut 17% mehr Umsatz bringen als die Laufkunden.
Von den 40% hast Du festgestellt, dass die Mehrheit Dich vorab kontaktiert, um entweder einen festen Beratungstermin zu vereinbaren oder nach einem spontanen Termin zu fragen. Und damit hast Du schon eine wichtige Leading KPI, nämlich die Kontakte mit Deinen Stammkunden. Wenn sich die Kontaktzahl nach oben oder unten verändert, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich auch Dein Umsatz in Kürze in die gleiche Richtung bewegen wird.
Fehler 2: Leading KPIs unregelmäßig messen
Der nächste Fehler ist es, entweder nur stichpunktartig oder über einen zu kurzen Zeitraum auf eine Leading KPI zu schauen. Denn die große Stärke dieser Kennzahlen liegt darin, Trends aufzuzeigen – und diese sind nun einmal nur zu erkennen, wenn etwas regelmäßig angesehen wird. Was dabei die richtige Frequenz ist, ob wöchentlich, monatlich, täglich oder gar stündlich, hängt ganz stark von Deinem Geschäft und der Kennzahl ab.
Zu beachten ist auch, dass je häufiger sie angeschaut wird, desto mehr initialer Aufwand sollte in die Automatisierung dieser Kennzahl gesteckt werden, um im Ergebnis effizienter zu sein und kostbare Zeit bei der Datenaufbereitung einzusparen. Aber das ist nochmal ein ganz anderes Thema.
Am Beispiel der Kunden, die mein Geschäft betreten, ist eine tägliche und wöchentliche Betrachtung sinnvoll, denn so sehe ich, wie sich der aktuelle Mittwoch gegenüber dem Vormittwoch verändert hat und wie die Gesamtzahl der Woche gegenüber der Vorwoche/den Vorwochen aussieht.
Fehler 3: Keine Handlung folgen lassen
Deutet sich eine Trendveränderung an, muss diese ernst genommen werden. Frei nach dem ersten Axiom von Paul Watzlawick „Man kann nicht nicht kommunizieren“ gilt hier: „Man kann nicht nicht entscheiden“. Auch die Aussage ‚Lasst uns das noch zwei Wochen beobachten und dann weitersehen‘ ist letztlich eine bewusste Entscheidung, nichts zu tun. Versteh mich bitte nicht falsch, ich bin beileibe kein Freund von Aktionismus und bei jeder Anomalie sofort riesige Analyserunden zu fahren. Es geht darum, das richtige Augenmaß zu finden zwischen sich hektisch verrückt zu machen und zu passiv zu spät zu reagieren.
Dieses Augenmaß erhältst Du nur durch Erfahrung. Und Erfahrung gewinnst Du durch „Tun“, also den aktiven Einsatz von Leading KPIs. Damit möchte ich auch zum Ausdruck bringen, dass nicht direkt von Anfang alles gelingen wird und Dir Fehlentscheidungen unterlaufen werden, aus denen Du Learnings generierst.
Je länger Du aber mit Leading KPIs arbeitest, desto sicherer wirst Du darin, weil Du Dein Geschäft nun immer besser im Detail kennst und verstehst. Um kurz zurückzukommen auf das Bild des Musikers, denn auch er ist nicht als Profi geboren, sondern hat sich durch viel Übung mit vielen Rückschlägen und viel Geduld seinen Erfolg hart erarbeitet (Eine Augenzwinkernde Randbemerkung: Mit dem vielzitierten Talent hat das sehr wenig zu tun).
Fehler 4: Das kann man doch gar nicht messen
Ein häufig gehörter Einwand zu Leading KPIs ist die Aussage, das kann man doch nicht messen. Hier widerspreche ich ganz klar und sage, alles, aber wirklich auch ALLES IST MESSBAR. Der Trick besteht darin, die richtigen Kennzahlen zu finden. Manche Leading KPIs liegen klar auf der Hand, andere erfordern ein wenig Um-die-Ecke-Denken. Wenn es in meiner Beratungsleistung eine Sache gibt, die mich vom Wettbewerb unterscheidet, dann ist es das gezielte Herausarbeiten der richtigen Leading KPIs, damit das Reporting-Tool erst so richtig komplett ist.
Es lohnt sich definitiv, in diese Frage mehr Zeit zu investieren und einen Experten-Workshop mit den direkten und erweiterten Stakeholdern abzuhalten, um die richtigen Leading KPIs herauszuarbeiten, anstatt der Erstbesten. Und ein solcher Workshop kann, je nach Erfahrung des Teams, durchaus mehrere Stunden dauern. Ein Nebeneffekt eines solchen erweiterten Workshops ist es übrigens auch, dass die Akzeptanz der Kennzahlen höher wird.
Fehler 5: Zu viele KPIs messen
Angefangen habe ich diesen Abschnitt mit dem Fehler, keine Leading KPIs zu haben. Das Gegenteil hat allerdings gleichermaßen seine Tücken. Zu viele KPIs führen dazu, dass Du den Fokus verlierst und nicht mehr weißt, auf welche Kennzahl Du mehr vertrauen sollst, wenn Du 24 Kennzahlen hast und zwölf eher darauf hindeuten, dass Du rechts herum gehen solltest und die anderen zwölf eher auf links zeigen. Im Prinzip sagt es ja schon der Begriff KPI selbst aus, es sind KEY performance indicators – es sind Schlüsselindikatoren.
Es spricht zunächst nichts dagegen, viele Kennzahlen zu haben. Wenn Dein Geschäft dies hergibt, weil es sich sehr gut quantifizieren (und automatisieren) lässt, nur zu. Aber wähle sorgfältig aus allen Kennzahlen aus, welche dieser Kennzahlen wirklich die entscheidenden Key Performance Indicators sind.
Und es gibt den schönen Ausdruck „Paralyse durch Analyse“ beziehungsweise im Englischen „analysis paralysis“, womit gemeint ist, dass man zu keiner Entscheidung kommt, weil immer noch eine und noch eine Analyse gefahren wird. Psychologisch betrachtet also der unbewusste Umstand, sich durch noch mehr Analysen vor der Entscheidung und den Folgen der Entscheidung zu drücken. (Sagte ich nicht eben, man kann nicht nicht entscheiden!?) Aus meiner Sicht fördert ein mit zu vielen Kennzahlen überfrachtetes Reportingsystem ein solches Verhalten. Womit dargelegt wäre, dass die Binsenweisheit „weniger ist mehr“ auch bei KPIs gilt.
Vermeide diese fünf Fehler, indem Du:
- die richtigen und wichtigen Dinge misst
- regelmäßig misst, um Trends zu erkennen
- aus jeder Kennzahl eine Handlung folgen lässt
- auch die scheinbar nicht messbaren Dinge messbar machst
- Dich auf die entscheidenden KPIs fokussierst
5 einfache Schritte zur Einführung eines Leading KPI-Systems in kleinen Unternehmen
Nun weißt Du nicht nur, was Leading KPIs sind sondern auch worauf es zu achten gilt. Im nächsten Schritt wollen wir die Frage beantworten, wie die Leading KPIs nun in Deinem Unternehmen eingeführt werden können.
Auch wenn es nicht den einen Königsweg gibt, lassen sich doch ein paar allgemeine Grundsätze formulieren, anhand derer Du dich entlangarbeiten kannst.
Schritt 1: Ziele klären: Welche Vision verfolgt Dein Unternehmen?
Ich halte es für eine gute Idee, „von hinten anzufangen“. Denn nur wenn die Ziele klar sind, können auch die richtigen Messparameter bestimmt werden. Ein geübter Musiker „hört“ schon im Kopf, was er spielen möchte. Und von dort weiß er dann, was er üben muss. Genauso solltest Du ein Bild Deines Unternehmens vor Augen haben, um zu wissen, wo die Reise hingeht. Oft wird für die Vision auch das Bild eines Kompasses bemüht.
Schritt 2: Lagging KPIs analysieren: Welche bisherigen Erfolge und Misserfolge gab es?
Wenn Du das Bild vor Augen hast, schau Dir an, was Du bisher gemessen hast. Passt beides zueinander oder gibt es Unterschiede und irreführende Richtungen? Hinterfrage kritisch, welche Kennzahlen bisher gut funktioniert haben und wo Du Dinge gemessen hast, ohne dass eine Handlung daraus erfolgt ist. Wenn alles schon zusammenpasst, dann waren Deine bisherigen Kennzahlen sehr gut und Du hast schon viel erreicht. Wenn es aber noch nicht oder nur teilweise passt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen.
Schritt 3: Leading KPIs definieren: Welche Frühindikatoren sind für Dein Geschäft relevant?
Jetzt kommt der spannendste Teil: Nimm alle Prozesse und Abläufe rückwärts auseinander. Wenn am Ende „X“ herauskommen soll, was ist vorher Schritt „W“ und was ist davor Schritt „V“ und was ist davor Schritt „U“ usw. Dies machst Du für alle relevanten externen (z.B. die Customer Journey) und internen (Wertschöpfung, Finanzen, etc.) Prozesse Deines Unternehmens. Und für jeden Schritt bildest Du eine sinnvolle Kennzahl, um auf einen Blick zu sehen, ob dieser Schritt auf Plan ist.
Schritt 4: Einfach starten & testen: Beginne mit wenigen KPIs und passe sie bei Bedarf an.
Nichts geht über das Sammeln von Erfahrung. Nur durch Tun sammelst Du Erfahrungen und lernst, was funktioniert und was noch optimiert werden darf. Eine durchdachte Vorbereitung in den vorherigen Schritten ist wichtig – aber erst im Anwenden zeigt sich, ob Deine Überlegungen auch in der Praxis funktionieren.
Deswegen nimm alle KPIs aus dem dritten Schritt und priorisiere diese: Welche KPI hat den größten Einfluss auf das gewünschte Ergebnis; welche KPI hat eine besonders frühe Aussagekraft; welche KPIs darf im Moment zurückgestellt werden, etc. Für den Anfang ist es wichtig, die richtige Menge an Kennzahlen zu finden – nicht zu wenige, aber vor allem auch nicht zu viele (siehe Fehler Nr. 5).
Schritt 5: Regelmäßig anpassen: Überprüfe und optimiere kontinuierlich Dein KPI-System, bis es passt.
Von nun an gilt es, Dein Kennzahlensystem regelmäßig zu überprüfen, zu bewerten und bei Bedarf anzupassen. Damit verbunden die Warnung, auch nicht zu früh anzupassen, denn wenn ständig Kennzahlen verändert werden, ist die Aussagekraft des KPI-Systems nicht mehr gegeben. Erinnere Dich an Fehler Nr. 2, zu kurze Zeitabstände zu messen. Es ist also ein guter Mittelweg aus Optimierung und Kontinuität gefragt.
Fazit: Dein Dirigent für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung
Wenn Du diese Tipps und Hinweise zu Leading KPIs in Deinem Unternehmen umsetzt, ist Dein Orchester der Kennzahlen schon sehr gut aufgestellt. Alle Kennzahlen harmonieren so gut wie es die Musiker es bei ihrem Auftritt tun, sie spielen gemeinsam im richtigen Takt Deiner Ziele und greifen routiniert ineinander.
Als Dirigent hast Du hervorragende Arbeit geleistet: Du kennst den Unterschied zwischen Leading und Lagging KPIs, weißt, welche Kennzahlen für Dein Unternehmen entscheidend sind, in welcher Frequenz Du sie misst und welche Handlungen daraus folgen.
Deshalb lautet die wichtigste Botschaft dieses Artikels: Werde zum Dirigenten Deines Unternehmens (dabei spielt es keine Rolle, ob Du ein kleines Unternehmen, Mittelständler oder großen Konzern leitest)! Setze gezielt auf Leading KPIs, um nicht erst dann zu reagieren, wenn der Applaus (oder der Umsatz, der Gewinn, etc.) ausbleibt. Miss regelmäßig die relevanten Kennzahlen, hinterfrage sie kritisch und leite daraus konkrete Maßnahmen daraus ab.
Vergiss nicht: Auch jedes große Orchester hat einmal klein angefangen. Wenn Du noch am Anfang stehst oder bislang vor allem Lagging KPIs genutzt hast – mit den richtigen Tools und dem richtigen Mindset kannst Du Dein Unternehmen gezielt in eine erfolgreiche Zukunft führen.
Jetzt bist Du dran! Welche Leading KPIs sind in Deinem Unternehmen besonders wichtig? Welche Herausforderungen siehst Du bei der Einführung? Teile Deine Gedanken in den Kommentaren oder melde Dich direkt bei mir – ich unterstütze Dich gern dabei, Dein KPI-System optimal aufzustellen.